A.
PENGERTIAN
JARINGAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Organisasi
adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi atau peranan
tertentu.Diantara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran
pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan komunikasi organisasi (Muhammad). Peranan individu dalam
sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan
individu lainnya dalam organisasi.Hubungan ini ditentukan oleh pola hubungan
interaksi individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi formal dan
komunikasi informal.
A.
Jaringan
Komunikasi Formal
“Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang
ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan
itu menurut jaringan komunikasi formal.Pesan dalam jaringan komunikasi formal
biasanya mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau dari tingkat
yang sama atau secara horizontal” (Muhammad).
Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan
komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan
dalam struktur organisasi yaitu:
1.
Komunikasi
ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang
mengalir dari atasan atau pimpinan kepada bawahannya.Pada umumnya komunikasi ke
bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan dengan
pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
Menurut Lewis tujuan komunikasi ke bawah adalah:
“Tujuan komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan
tujuan organisasi, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan
kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena
kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri
dengan perubahan” (Muhammad).
Secara umum komunikasi ke bawah diklasifikasikan
atas lima tipe yaitu:
a. Instruksi atau tugas, yaitu pesan yang
disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan
bagaimana melakukannya. Pesan yang disampaikan itu bervariasi seperti perintah
langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat
bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya.
Faktor yang prinsipal adalah mempengaruhi isi dari instruksi tugas-tugas yang
kelihatannya kompleks dan menghendaki keterampilan dan pengalaman untuk
melakukannya.
b. Rasional pekerjaan, yaitu pesan yang menjelaskan
mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain
dalam organisasi atau objektif organisasi, kualitas dan kuantitas dari
komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai
bawahannya. Bila pimpinan menganggap bawahannya pemalas, maka pimpinan hanya
memberikan sedikit pesan yang bersifat rasional ataupun sebaliknya.
c. Ideologi, yaitu pesan yang merupakan perluasan
dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas
dan kaitannya dengan perspektif organisasi.Sedangkan pada pesan ideologi
sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna
memperkuat loyalitas, moral dan motivasi.
d. Informasi, yaitu pesan yang memberitahukan kepada
bawahan mengenai praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi,
keuntungan, kebiasaan, dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi
dan rasional. Misalnya buku handbook dari karyawan adalah contoh dari pesan
informasi.
e. Balikan, yaitu pesan yang berisi informasi
mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk
sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap
melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang
mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.Tetapi apabila
hasil pekerjaan karyawan kurang baik balikannya mungkin berupa kritikan atau
peringatan terhadap karyawan tersebut.
(Muhammad).
Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidak
selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain
sebagai berikut:
a. Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan
karyawan akan menyebabkan tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam
pesan. Umumnya pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke
bawah.Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan
itu penting bagi penyelesaian tugas.Tetapi apabila suatu pesan tidak relevan
dengan tugas pesan tersebut tidak disampaikan, misalnya seorang pemimpin
mengirim pesan untuk memotivasi karyawan guna penyempurnaan produksi, tetapi
tidak mau mendiskusikan kebijaksanaan baru dalam mengatasi masalah-masalah
organisasi.
b. Kepercayaan
pada pesan tulisan
Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan
tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan
yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle (1981)
menunjukkan bahwa pesan akan lebih efektif jika disampaikan dalam bentuk lisan
dan tulisan.
c. Pesan
yang berlebihan
Banyaknya pesan-pesan yang disampaikan kepada
bawahan, maka para karyawan cenderung tidak membaca semuanya dan hanya membaca
pesan yang dianggap penting bagi dirinya.Hal ini membuat informasi yang
disampaikan tidak mengenai sasaran yang diinginkan.
d. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan
mempengaruhi komunikasi ke bawah.Pimpinan hendaknya mempertimbangkan saat yang
tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku
karyawan.Pesan seharusnya dikirimkan ke bawah pada saat saling menguntungkan
kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.
e. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah
semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan.
Penyaringan pesan dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya,
perbedaan persepsi diantara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan
komunkasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor.(Muhammad)
Adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan
kepada bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan
yang efektif. Menurut Davis (1976) memberikan saran-saran untuk mengatasi
masalah tersebut sebagai berikut:
a. Pimpinan hendaklah sanggup
memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan
tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus
terang dan berjanji akan mencarikannya.
b. Pimpinan
hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaklah
membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.
c. Pimpinan hendaklah mengembangkan
suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang
dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan
pengelolaan yang mempengaruhi mereka.
d. Pimpinan hendaklah berusaha
membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini
akan mengarahkan kepada komunikasi yang bersifat terbuka yang mempermudah
adanay persetujuan antara atasan dan bawahan.(Muhammad)
Untuk menyampaikan informasi kepada bawahan dapat
dilakukan dengan berbagai metode.Pace (1989) mengemukakan empat klasifikasi
metode yaitu metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan
gambar. Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode lisan yaitu:
rapat, diskusi, seminar, konferensi, interview, telepon, sistem interkom,
kontak interpersonal, laporan lisan, ceramah. Bentuk komunikasi metode tulisan
yaitu: surat, memo, telegram, majalah, surat kabar, deskripsi pekerjaan,
panduan pelaksanaan pekerjaan, laporan tertulis, pedoman kebijaksanaan.
Sedangkan bentuk komunikasi metode gambar yaitu: grafik, poster, peta, film,
slide, display, foto.
Untuk menentukan metode yang tepat digunakan oleh
pemimpin ada krieria yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. Ketersediaan :Metode yang sudah tersedia dalam suatu
organisasi lebih cenderung untuk digunakan. Bila diperlukan dapat ditambah
dengan metode lain untuk menjadikan lebih efektif.
b. Biaya : Pertimbangan biaya yang
paling kurang akan cenderung dipilih untuk menyebarluaskan informasi yang
bersifat rutin dan tidak mendesak. Tetapi bila informasi yang akan dikomunikasikan
tidak bersifat rutin dan mendesak, maka soal biaya tidak begitu dipertimbangkan
yang penting informasi cepat sampai.
c. Dampak : Metode yang memberikan dampak
atau kesan yang lebih besar akan sering dipilih atau digunakan daripada metode
yang sedang atau kurang dampaknya.
d. Relevansi : Metode yang paling relevan dengan
tujuan yang akan dicapai paling sering dipilih. Misalnya untuk memberikan
informasi yang pendek mungkin lebih tepat digunakan metode lisan yang diikuti
dengan memo.Tetapi jika tujuan untuk memberikan informasi yang kompleks dan
rinci maka lebih tepat menggunakan metode laporan secara tertulis.
e. Respons : Pemilihan metode juga
dipengaruhi oleh apakah respons terhadap informasi itu diinginkan atau
diperlukan. Bila diinginkan maka metode lisan secara tatap muka lebih tepat
digunakan mungkin dalam bentuk interpersonal atau rapat.
f. Skil : Metode yang paling cocok
digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan skil si penerima dan si
pengirim. Bila si penerima mempunyai latar belakang pendidikan yang kurang,
maka metode tulisan yang bersifat kompleks kurang tepat untuk digunakan
(Muhammad).
2. Komunikasi ke
Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau
nilai tertentu seperti yang dikemukakan menurut Pace (1989) fungsinya adalah
sebagai berikut:
a. Supervisor
dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan
bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan.
b.
Arus komunikasi ke atas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan
keputusan.
c. Komunikasi
ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karaywan terhadap organisasi dengan
jalan memberikan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, menajukan ide-ide dan
saran-saran tentang jalannya organisasi.
d. Komunikasi
ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas desus muncul dan membiarkan
supervisor mengetahuinya.
e. Komunikasi
ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti
seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah.
f. Komunikasi
ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan
memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi. (Muhammad)
Menurut pendapat ahli lain yaitu Smith (Goldhaber,
1986) mengatakan bahwa komunikasi keatas berfungsi sebagai berikut:
“Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi
pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan
kepada bawahan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi
dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau
organisasinya” (Muhammad).
Hal
yang seharusnya dikomunikasikan ke atas adalah informasi dari bawahan sebagai
berikut:
a.
Apa yang dilakukan bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan
mereka dan rencana masa yang akan datang.
b.
Menjelaskan masalah-masalah pekerjaan yang tidak terpecahkan yang mungkin
memerlukan bantuan tertentu.
c.
Menawarkan saran-saran atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing
atau organisasi secara keseluruhan.
d.
Menyatakan bagaimana pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaannya, teman
sekerjanya dan organisasi. (Muhammad).
Pada kenyataannya komunikasi ke atas banyak
menemukan kendala. Hal ini menyebabkan pemimpin tidak mengetahui apa yang
menjadi keinginan karyawan. Kesulitan mendapatkan informasi tersebut menurut
Sharma (1979) disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
a.
Kecendrungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.
b.
Perasaan karyawan bahwa pimpinan dan supervisor tidak tertarik dengan masalah
mereka.
c. Kurangnya penghargaan atau reward terhadap
karyawan yang berkomunikasi ke atas.
d.
Perasaan karyawan bahwa supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan
merespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan (Muhammad).
Disamping sulitnya mendapatkan komunikasi ke atas,
komunikasi yang disampaikan belum tentu efektif. Faktor-faktor yang
mempengaruhi efektivitas komunikasi ke atas adalah sebagai berikut:
Komunikasi keatas lebih mungkin
digunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu disampaikan
tepat pada waktunya.
Komunikasi ke atas bersifat positif,
dan mengabaikan atau menekankan informasi yang bersifat negatif guna membuat
keputusan.
Komunikasi ke atas lebih mungkin
diterima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan yang baru.
Komunikasi ke atas mungkin akan
lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada penerima yang dapat berbuat
mengenai hal itu.
Komunikasi ke atas akan lebih
efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi
penerima. Pesan dari bawahan lebih siap diterima jika mereka setuju.
(Muhammad).
Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang
penting bagi pemimpin untuk mengetahui keinginan karyawan dalam mencapai
tujuan.
3.
Komunikasi
Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di
antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi
(Muhammad). Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan
secara horizontal.Pesan ini biasanya bersangkutan dengan tugas-tugas atau
tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik
dan saling memberikan informasi.
Ø Tujuan
Komunikasi Horizontal:
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas.
b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan
aktivitas-aktivitas.
c. Memecahkan
masalah-masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada dalam tingkatan
yang sama.
d. Menyelesaikan
konflik diantara orang-orang yang berada dalam organisasi dan juga antara
bagian dengan bagian lainnya.
e. Menjamin
pemahaman yang sama.
f. Mengembangkan
sokongan interpersonal (Muhammad).
Metode komunikasi horizontal yang sering digunakan
dalam suatu organisasi yaitu rapat-rapat komite, interaksi informal pada waktu
jam istirahat, percakapan telepon, memo dan nota, aktivitas sosial, kelompok
mutu (Muhammad).
Komunikasi horizontal sangat penting untuk
koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Seperti bentuk
komunikasi lain, komunikasi horizontal juga memiliki hambatan dalam
pelaksanaannya seperti menurut pendapat Kahn dan Katz dalam buku Komunikasi
Organisasi oleh Dr. Arni Muhammad yang mengatakan bahwa:
“Organisasi yang agak lebih otoriter akan mengontrol
dengan ketat komunikasi horizontal, karena semakin tinggi tingkat pimpinan
makiin banyak informasi yang tentang bagian-bagian yang dibawah kontrolnya dan
makin rendah tingkat pimpinan makin sedikit informasi yang dikenalnya.
Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi pimpinan untuk berkuasa”
(Muhammad).
Komunikasi horizontal akan bertambah karena
kekuasaan atau otoritas sentralisasi menjadi berkurang.
B. Jaringan
Komunikasi Informal
Apabila karyawan tidak mengajukan pertanyaan dalam
pelaksanaan tugasnya dan tidak ada pula masalah yang akan dipecahkannya, maka
pembicaraan mereka sambil bekerja tidaklah menyangkut hal-hal formal lagi,
tetapi sudah dapat dikatakan informal karena sudah beralih kepada pembicaraan
yang tidak relevan dengan tugas-tugasnya.
“Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya
tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus
informasi bersifat pribadi.Informasi mengalir tanpa memperhatikan hubungan
posisi.Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas-desus (grapevine) atau
kabar angin.Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah yang berkenaan
dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang
diumumkan oleh orang yang berkuasa” (Muhammad).
Walaupun desas-desus (grapevine) itu membawa
informasi yang informal tetapi ada manfaatnya bagi organisasi.Adanya jaringan
komunikasi informal pemimpin dapat mengetahui sentimen karyawan, karyawan dapat
menyalurkan ekspresi emosional dari pesan-pesan yang dapat mempercepat
permusuhan, dapat membantu menerjemahkan pengarhan pemimpin ke dalam bahasa
yang lebih mudah dipahami oleh karyawan.Hubungan yang efektif antara atasan dan
bawahan kelihatannya sangat kursial untuk mengontrol informasi informal.
(Sumber tulisan : Muhammad, Arni. 2001. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta.)
(Sumber tulisan : Muhammad, Arni. 2001. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara, Jakarta.)
Komunikasi dapat ditransmisikan dalam sejumlah arah
dalam suatu organisasi: bawah atau ke atas rantai organisasi. Horizontal untuk
rekan-rekan di dalam atau di luar unit organisasi, atau dari unit luar lokasi
organisasi formal itu. Saluran komunikasi dapat bersifat formal informal,
tergantung cara mereka menghubungkan jaringan. Jaringan adalah sistem jalur
komunikasi yang menghubungkan pengirim dan penerima menjadi organisasi sosial
yang berfungsi.Jaringan ini mempengaruhi perilaku individu yang bekerja di dalamnya,
dan posisi yang ditempati individu dalam jaringan memainkan peran kunci dalam
menentukan perilaku mereka dan perilaku orang-orang yang mereka pengaruhi.
Jaringan komunikasi merupakan faktor dalam situasi
yang dapat bervariasi secara independen dari tugas atau gaya kepemimpinan dalam
kelompok, meskipun biasanya erat terkait dengan itu. Ketika tugas membutuhkan
jenis tertentu dari jaringan komunikasi untuk kinerja optimal.gaya pemimpin
cenderung untuk menempatkan batasan pada frekuensi, durasi, dan arah komunikasi
anggota. Namun, semua tiga variabel.tugas, jaringan komunikasi, dan
kepemimpinan, adalah serupa bahwa mereka adalah cara untuk memanipulasi situasi
untuk kelompok dengan menetapkan norma-norma untuk bentuk dan isi interaksi.
Ada beberapa cara untuk melihat jaringan komunikasi
Pertama kita bisa memikirkan semua komunikasi organisasi yaitu internal,
eksternal keatas, ke bawah, dan horizontal--sebagai jaringan yang dikelola dari
arus informasi. Kedua kita dapat melihat sistem komunikasi organisasi sebagai
jumlah dari kelompok subsistem jaringan komunikasi fungsional yang terkait
dengan satu atau lebih tujuan organisasi.Ketiga, kita dapat memeriksa kategori
utama untuk mengklasifikasikan tujuan yang berbeda dari anggota
organisasi.Empat, Kita bisa mempertimbangkan efek jaringan komunikasi tertentu
pada kinerja kelompok.
Sebelum melihat jaringan komunikasi organisasi,
alangkah baiknya, kita perlu memahami hubungan antara bentuk jaringan dan
fungsi pelaksanaannya.Bagaimana kelompok terstruktur memiliki banyak kaitannya
dengan efektivitas dalam melaksanakan tugasnya, dan dengan kepuasan yang
diperoleh kepada para anggotanya.Bentuk yang usang memiliki banyak kaitannya
dengan kegagalan untuk berfungsi dalam menghadapi perubahan kondisi lingkungan
sekitar.Organisasi sosial dapat menjadi usang dalam bentuk, dan membawa
kepunahan mereka sendiri.Prinsip ini sering ditunjukkan pada tingkat subsistem
yang kita sebut jaringan.
Oleh karena itu kita akan menyadari bahwa tidak ada
pola universal. Dari himpunan spesifikasi kita mungkin bukan hanya memperoleh
pola komunikasi tunggal tetapi seluruh pola, Secara logis semua cukup memadai
untuk menunjang kinerja yang sukses dari suatu tugas.
B.
JARINGAN
PENGELOLAAN INFORMASI
Sejak penemuan mesin fotokopi dan kemudian komputer,
manajer telah mencari cara yang lebih sistematis untuk menangani komunikasi
organisasi. Karena komunikasi adalah cara manajemen membuat setiap pekerjaan
dapat terselesaikan. Kebanyakan manajer akan setuju dengan Chester Barnard:
"Fungsi pertama dari eksekutif adalah untuk mengembangkan dan memelihara
sistem komunikasi" Pekerjaan ini tidak mudah.
Melihat komunikasi organisasi sebagai jaringan
informasi yang teratur menyiratkan sifat dinamis dari perilaku organisasi.Ini
juga menegaskan penerimaan dua hal berikut. Pertama, informasi adalah komoditas
yang harus berpindah dari orang satu ke orang yang lain dan dari departemen ke
departemen. Kedua, Komunikasi adalah kegiatan yang mirip dengan kegiatan
organisasi lainnya yaitu, penjualan pemasaran, keuangan, produksi.Sehingga
harus ada departemen komunikasi dengan wewenang, tanggung jawab, dan anggaran
untuk mengelola komunikasi organisasi.
Pembangunan jaringan informasi yang dikelola akan
berdasar pada pertanyaan kritis tertentu. yaitu : 1). Bagian mana pada perusahaan
yang tergantung pada informasi dan apa pihak apakah itu ingin mendapatkan
informasi ke? 2). Jenis informasi apakah yang diinginkan dari mereka dan
informasi seperti apakah yang mereka inginkan? 3). Saluran apa yang harus
digunakan dalam alur informasi, yaitu, di mana seharusnya memulai informasi
atau asal mulanya, melalui perantara apa informasi itu disampaikan, siapa
penerima utama? 4). sarana komunikasi
apa yang seharusnya digunakan: radio, koran, memo, konferensi, wawancara, surat
atau kombinasi dari mereka? 5). Kontrol apa yang harus dimasukkan ke dalam
sistem ini sehingga perusahaan dapat mengevaluasi efektivitas dan efisiensi
berdasarkan kriteria tertentu dan dalam hal tujuan tertentu?
Salah satu keuntungan untuk membangun sistem seperti
ini akan menjadi identifikasi di mana masalah komunikasi itu berada, apakah itu
kebuntuan, berlebihan, kesenjangan. Hal ini juga memungkinkan untuk koordinasi
pesan dalam organisasi.Selain itu, manajemen dapat mengevaluasi hasil kinerja
komunikasi.
C.
JARINGAN
FUNGSIONAL KOMUNIKASI
Karena setiap sistem komunikasi organisasi adalah
jumlah dari kelompok subsistem, akan bermanfaat untuk mengetahui sesuatu
tentang empat subsistem komunikasi utama. Jaringan komunikasi fungsional
adalah: Jaringan regulasi, jaringan inovatif, integratif (maintenance)
jaringan, dan-informatif-edukatif jaringan. Masing-masing jaringan ini terkait
dengan satu atau lebih tujuan organisasi (yaitu, kesesuaian, addictiveness,
moral, dan pelembagaan)
Jaringan komunikasi regulatif berkaitan dengan
tujuan organisasi mengamankan kesesuaian dengan rencana.untuk menjamin
produktivitas. Hal ini berkaitan dengan kontrol. Pesanan, dan bentuk lain dari
arah dan umpan balik antara bawahan dan atasan dalam kegiatan tugas terkait.
Contoh komunikasi regulatif adalah pernyataan kebijakan, prosedur, dan aturan.
Jaringan komunikasi yang inovatif berusaha untuk
menjamin kemampuan beradaptasi suatu organisasi dengan variatifnya pengaruh
internal dan eksternal (teknologi, sosiologis, pendidikan, Ekonomi, politik) dan
sebagainya memberikan kontribusi untuk terus produktif dan efektif.Hal ini
berkaitan dengan pemecahan masalah, adaptasi terhadap perubahan, dan strategi
dan pelaksanaan pengolahan ide baru.Beberapa contoh adalah sistem saran dan
pertemuan pemecahan masalah partisipatif.
Jaringan komunikasi Integratif (maintenance) adalah
berhubungan dengan perasaan untuk diri, rekan, dan pekerjaan, dan secara
langsung berkaitan dengan tujuan organisasi semangat kerja karyawan.Hal ini
secara tidak langsung terkait dengan pelembagaan, yang melibatkan penerimaan
organisasi dengan nonanggota seperti masyarakat dan pemerintah unit.Hal ini
dimanifestasikan dengan perilaku yang mendukung dan mempertahankan diri yang
berkisar dari desas-desus dan status simbol informal untuk penghargaan dan
unsur-unsur realisasi diri dan manusia-pemenuhan sangat terlihat.Beberapa
contoh adalah selentingan, pujian dari atasan, dan promosi.
Alat bantu jaringan komunikasi informatif-edukatif
dalam mengamankan tujuan organisasi kesesuaian, kemampuan beradaptasi, moral,
dan pelembagaan, dan dengan demikian bekerja untuk produktivitas dan
efektivitas tingkat yang lebih tinggi. Hal ini berkaitan dengan mendapatkan dan
memberikan informasi tidak terkait dengan jaringan komunikasi lainnya, dan
termasuk instruksi yang memungkinkan bawahan untuk benar melaksanakan
persyaratan kerja: misalnya; pemberitahuan papan buletin, publikasi perusahaan,
dan kegiatan pelatihan.
Masing-masing jaringan ini terdiri dari kebijakan
komunikasi tertentu, dan tujuan organisasi menentukan tujuan jaringan
komunikasi khusus.Dengan demikian, seperti yang kita lihat di bagian
sebelumnya.manajer yang membangun jaringan informasi yang dikelola akan lebih
mampu.
D.
DIMENSI
JARINGAN KOMUNIKASI
Beberapa tahun terakhir ditandai dengan meningkatnya
perhatian pada detail pekerjaan di suatu organisasi bisnis dan pola komunikasi
dalam struktur tersebut. Oleh karena itu, dua daerah yang harus diperhatikan
adalah kategori utama untuk mengklasifikasikan tujuan yang berbeda dari
jaringan komunikasi organisasi dan peran masing-masing anggota dalam
organisasi.
E.
KARAKTERISTIK
JARINGAN KOMUNIKASI INDIVIDU
Tampaknya ada lima kategori utama untuk
mengklasifikasikan tujuan yang berbeda dari komunikasi organisasi. Kelima
kategori tersebut adalah informasi diterima atau disebarluaskan, instruksi yang
diberikan atau diterima, persetujuan diberikan atau diterima, kegiatan
pemecahan masalah, dan komunikasi atau desas-desus non bisnis yang terkait.
Kelima kategori menunjukkan beberapa kesimpulan umum: 1). Tujuan yang
komunikasi muncul terpisah menjadi empat tingkatan frekuensi. Transmisi
informasi berada jauh tertinggi, diikuti oleh instruksi dan pemecahan masalah
di posisi tengah, dan dengan desas-desus dan persetujuan di frekuensi
terendah.Sangat sedikit variasi antara manajer dan non manajer dalam komposisi
frekuensi subyek komunikasi mereka. 2). Komunikasi dapat mengalir ke atas atau
bawah, di dalam atau di luar, atau diagonal ke dan dari. Nonmanajer membatasi
komunikasi nonbisnis ke hubungan horisontal organisasi jauh lebih sering
daripada manajer. 3). Keanggotaan jaringan dapat dipertimbangkan dalam hal (a)
jumlah total individu dengan siapa seseorang berkomunikasi dan lokasi unit
dalam organisasi, (b) tingkat organisasi dari para anggota dalam hal berkomunikasi
secara vertikal, horizontal, atau diagonal , dan (c) sifat atau tujuan
komunikasi. Sebagian besar keanggotaan jaringan antara rekan-rekan seseorang di
unit lain (struktur horizontal) dan pada orang di tingkat yang lebih tinggi
atau lebih rendah dalam unit selain home base sendiri (struktur diagonal).
"
Karena anggota organisasi ini tidak sama dalam
perilaku komunikasi mereka (yaitu, beberapa berkomunikasi lebih daripada yang
lain), ada beberapa peran komunikasi individual untuk dipertimbangkan.
a.
Peran
Komunikasi
Peran adalah suatu pola perilaku yang mencirikan
tempat individu dalam kelompok.Peran Seorang anggota memiliki implikasi yang
kuat pada pengembangan perilaku individu tersebut. Peran ini umumnya
diklasifikasikan menjadi tiga pos yang luas: peran tugas, peran pemeliharaan,
dan peran individu.
b.
Peran
Tugas
Peran tugas berkaitan dengan pemecahan masalah,
membuat keputusan, dan menyelesaikan proyek.Peran ini memfasilitasi dan
mengkoordinasikan upaya kelompok, mereka membantu pemilihan dan definisi tujuan.
Peran tugas meliputi tiga jenis perilaku: ideation, berpikir kritis dan
pengaturan prosedur.
Ideation : 1). Memulai aktivitas-memulai diskusi,
mendefinisikan masalah, menetapkan aturan, menyumbangkan ide-ide, mengusulkan
tugas, tujuan, prosedur, metode, dan solusi. 2). pencarian-informasi yang
diperlukan meminta materi faktual dan data objektif. 3). Memberikan
informasi-mengajukan pendapat, keyakinan, atau generalisasi, memberikan
informasi yang relevan tentang perhatian kelompok.
Berpikir Kritis : 1). Mencari pendapat-meminta
pendapat akan nilai suatu ide atau saran, membantu kelompok mencari tau apa
yang anggota pikirkan atau rasakan tentang apa yang sedang dibahas. 2).
Memberikan pendapat-menyatakan pendapat dan keyakinan sendiri, mengungkapkan
penilaian tentang sikap kelompok terhadap saran, mengevaluasi. 3). Penalaran
logis -pengujian bukti dan pendapat. 4). Memperjelas atau
mengelaborasi-memberikan informasi tambahan tentang saran tertentu,
mengembangkan makna, mengurangi kebingungan.
Pengaturan Prosedur : 1).
Pengorganisasian-perencanaan prosedur pemecahan masalah. 2). Goal
fokus-mendorong kelompok untuk mendefinisikan masalah dan dirumuskan tujuannya.
3). Meringkas-ulangan dalam bentuk singkat poin penting yang digunakan untuk
memandu arah diskusi.
c.
Peran
Pemeliharaan
Sedangkan peran tugas fokus pada cerdas pencapaian
tujuan pemecahan masalah, peran pemeliharaan fokus pada hubungan pribadi di
antara anggota kelompok. Peran-peran ini dirancang untuk mempertahankan,
memperkuat, mengatur, dan melestarikan cara kelompok kerja. Mereka memungkinkan
kelompok untuk mengerjakan tugasnya tanpa menjadi bergerak karena perilaku
sosial yang tidak pantas.Peran pemeliharaan kelompok meliputi dua
prilakuiors-partisipasi interaksi dan iklim pembuatan.
Partisipasi / Interaksi : 1). Redaksi-menjaga
saluran komunikasi terbuka antara semua anggota, membantu orang lain untuk
menyumbangkan ide-ide dan berpartisipasi dalam diskusi. 2).
Mendorong-Menunjukkan pengakuan dan dedikasi kepada setiap kontribusi
anggotanya, memfasilitasi interaksi, mempertahankan suasana yang bersahabat
hangat, santai, acceptive, dan permisif. 3). Memperhatikan-Mendengarkan dengan
penuh perhatian dari semua kontribusi.
Pembuatan Iklim
: 1). Mediasi-memfokuskan perhatian pada isu-isu, bukan kepribadian. 2).
Kompromi-mencoba untuk mendamaikan pandangan yang saling bertentangan dan
berusaha untuk mengembangkan sebuah konsensus, atau setidaknya jalan tengah
yang harmonis. 3). Melepaskan Ketegangan-mengurangi formalitas dan perbedaan
status, menghibur yang lain dengan humor yang konstruktif.
d.
Peran
Individu
Selain peran kelompok sebelumnya, mungkin ada peran
“egois” tertentu.Kegiatan ini tidak relevan dengan baik tugas kelompok maupun
untuk fungsi kelompok. Perilaku tersebut dapat mencakup hal-hal berikut:.1).
Playboying-being sinis atau acuh tak acuh, terlibat dalam permainan kasar yang
berlebihan, atau memperlihatkan kurangnya keterlibatan, 2). Aggressing-Bekerja
untuk status dengan membual, mengkritik, berkelahi, menunjukkan permusuhan,
merendahkan orang lain. 3). Mendominasi-Menegaskan otoritas atau superioritas,
mengganggu, atau memonopoli percakapan: mencoba untuk menjalankan kelompok. 4).
Memblokir-penolakan untuk bekerja sama, mengganggu kemajuan kelompok dengan
pergi pada garis singgung, menolak ide-ide tanpa pertimbangan. 5). Mencari
perhatian-ingin menjadi pusat perhatian dengan berbicara keras atau berlebihan,
ide-ide ekstrim, atau perilaku yang tidak biasa.
F.
POLA
KOMUNIKASI
Sekitar tahun 1950 serangkaian penelitian dimulai
yang bertujuan untuk mengisolasi dan mempelajari sifat umum sistem penanganan
informasi tertentu. Tahap pertama dari program penelitian ini diarahkan pada
properti dasar dari semua sistem komunikasi, bahwa koneksi atau "yang
dapat berbicara kepada siapa"
G.
DAMPAK
JARINGAN KOMUNIKASI TERTENTU
Untuk mencapai keputusan tentang dampak jaringan
pada pengembangan struktur internal organisasi dan kinerja kelompok tugas
operasi, kita perlu meninjau gambar 5.2.Pola e, sering disebut-sebagai jaringan
roda.Roda dianggap paling terstruktur dan tengah.Dalam pola ini, misalnya,
masing-masing empat anggota dapat berkomunikasi dengan orang kelima tetapi
keempat anggota ini tidak melalukan kontak/komunikasi.Masalah ini diselesaikan
oleh anggota mengirim pesan kepada anggota atas atau tengah yang membuat
keputusan dan mengirimkan informasi kembali.Pola ini disebut Hierarki dua
tingkat.
Pola d, jaringan rantai menempati peringkat
tertinggi berikutnya dalam sentralitas. Dalam jaringan ini dua orang menjadi
orang akhir, hanya memiliki satu orang lain dengan siapa mereka dapat
berkomunikasi secara langsung. Mereka biasanya mengirimkan informasi kepada
individu ini lain yang berfungsi sebagai perantara, mengirim pesan sendiri,
bersama dengan orang-orang akhir, untuk orang kelima yang mengumpulkan informasi.
Orang pusat ini kemudian memutuskan jawaban dan
mengirimkannya kembali ke orang-orang yang kemudian estafet, kirim jawaban ke
orang akhir masing-masing.Dengan demikian setiap perantara berkomunikasi
langsung dengan dua orang. Orang pusat juga berkomunikasi dengan dua individu,
tetapi dalam posisi ini ia berada dalam kontak dekat dengan semua anggota grup.
Pola f, jaringan lingkaran, sangat kontras dengan
kedua sistem jaringan yakni sistem jaringan roda dan sistem jaringan
rantai.setiap anggota memiliki kesempatan komunikasi sama, masing-masing dapat
berkomunikasi dengan orang-orang yang ada di sebeleh kiri kanan mereka secara
langsung. Anggota memiliki batasan-batasan yang identik, namun lingkaran adalah
suatu kondisi kurang dibatasi. Sebagai contoh, jaringan lingkaran memiliki
lebih dua arah saluran terbuka untuk memecahkan masalah-(lima)-dari empat
jaringan roda dan rantai. Untuk mengatasi masalah di jaringan lingkaran,
anggota biasanya menyampaikan informasi sekitar untuk semua anggota yang
bertindak sebagai pusat sendiri pengambilan keputusan mereka.Pola ini disebut
hierarki tiga tingkat.
Jika garis ditarik dalam jaringan lingkaran untuk
menghubungkan semua orang, hasilnya akan menjadi jaringan all-channel (lihat
Gambar 5-3). Dalam syistem all-channel atau bintang, pembatasan komunikasi
ditempatkan pada setiap anggota. Setiap orang mengkomunikasikan informasi
kepada semua orang lain secara langsung, semua anggota membentuk jawaban mereka
sendiri dalam format pemecahan masalah. Sistem all-channel ini memaksimalkan
peluang untuk umpan balik dan menghasilkan akurasi yang lebih besar, juga,
moral biasanya pada tingkat yang lebih tinggi dalam jaringan jenis ini.
H.
SIFAT
HUBUNGAN POLA KOMUNIKASI
Untuk setiap pola yang terhubung, indeks penyebaran
dapat dihitung Sehubungan dengan indeks ini, ada dapat dihitung untuk setiap
posisi dalam setiap pola indeks sentralitas, dan indeks peripherality.Data
sangat menyarankan bahwa kecepatan dengan mana organisasi muncul dan stabilitas
itu ditampilkan berhubungan dengan gradien indeks sentralitas dalam pola.Dalam
Bagan 5-4 indeks ini diberikan untuk setiap posisi. Perlu ditambahkan di sini
bahwa dalam pola kepemimpinan yang muncul, pemimpin akan selalu menjadi orang
yang menduduki posisi sentralitas tertinggi.
Sebuah kata dari hati-hati harus diberikan mengenai
lambat, tidak akurat, tapi senang "lingkaran" pola.Eksperimental
selanjutnya menunjukkan bahwa pola ini memiliki kemampuan yang tidak biasa
untuk adaptasi terhadap perubahan mendadak dan membingungkan tugas-kualitas yang kurang dalam dua pola lainnya.
No comments:
Post a Comment